【職薯特工】辦公室三大浪費時間的工作

October 22, 2019

 

每一位辦公室小薯都希望能夠做到每天準時下班,但無奈這只是一個夢想,OT總是每天發生的事情。無可否認,有些時候OT是必要的,但在更多的情況下,OT只是因為日間時間被一些浪費時間的事情阻礙了,引致臨近放工時才能夠正式動手做自己的分內事。

 

對於OT這件事,小薯絕對是處於被動位置。其實身為上司的只要作出少許改變,便可以幫助小薯減省不必要的工作,每天準時收工。就此,半宅職薯便有一些建議,希望作為上司的你可以作出些少改變,讓小薯的工時過得更有意義。

 

減少開會時間
無可否認,開會能夠為作為會議主席的上司提供一種存在感,顯示自己的建樹和掌控能力。但當設身處地地站在小薯角度,你便會發現開會其實十分浪費時間。首先,並不是每一位小薯都需要知道其他同事的工作進度,當每個人輪流匯報的時候,其他小薯大多只是「得個知字」,甚至坐着發呆。另外,多人參與的會議通常只能談及一些方向性的問題,結果細節問題還是要另外和小薯單對單的傾談,令會議變得費時失事。

 

其實團隊之間可以設立一些通訊群組,取代每天早上的正式會議,讓小薯可以選擇性地細看和自己相關的項目,有需要時才作出圖文並茂的討論,總好過每天圍着會議桌,浪費半個早上的時間。

 

減少撰寫報告
有些上司有一種工作潔癖,對於實務工作盡量不沾手,只做監督,而要求下屬小薯撰寫詳盡的進度報告。但其實進度報告本身也是一件工作,同樣消耗下屬小薯的時間,拖慢工作的整體進度。其實上司若想真真切切的了解工作進度,可以消除那種工作潔癖,和下屬小薯拍住一齊做,一切便盡在不言中了。

 

減少文字雕琢
有一些上司對於文字工作要求特別高,即使是內部文字往來通訊,都喜歡「文字雕花」。簡單來說,就是原本需要五行字才能表達的意思,便要求下屬小薯絞盡腦汁,用四行字超簡潔地表達出來,但又要包括所有重點,務求沒有一個多餘的字,讓上司自己看得舒服。但作為上司的又是否知道,小薯為了省卻你那幾秒的閱讀時間,卻花了十多分鐘的時間進行文字雕花。對於文字工作繁多的辦公室工作,一天計下來,隨時花了一、兩個小時在這些不必要的文字雕花的工作上。

 

下屬小薯的時間其實就是上司的資源,浪費下屬的時間即是浪費自己的資源。每一個人的精力都有限,作為上司的其實應該善用每一位下屬小薯的精神時間,減少不必要的工作,讓他們為組織帶來最大的貢獻。

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